Responsable / encargado: Jesús Enrique Fernandez Machin, RUT 26.483.832-0, persona natural que opera bajo el nombre comercial ApexFit. Domicilio: Manuel Antonio Tocornal 312. Contacto de protección de datos: [email protected].
1. A quién aplica
Hay dos situaciones distintas, y esta política cubre ambas:
- Si visitas apexfit.app o te apuntas a la lista de espera, nosotros somos el responsable de tus datos.
- Si eres miembro de un gimnasio que usa ApexFit, el responsable es tu gimnasio. Nosotros tratamos tus datos por cuenta de él, como encargado, siguiendo sus instrucciones y esta política. Tus derechos los ejerces ante tu gimnasio, y nosotros le ayudamos a atenderlos. Si nos escribes directamente, te lo diremos y avisaremos a tu gimnasio el mismo día.
2. Qué datos tratamos, para qué, y con qué fundamento
Visitantes y lista de espera
- Correo, nombre, teléfono y nombre del gimnasio que nos dejes en el formulario, para avisarte cuando ApexFit abra. El fundamento es tu consentimiento, que das al enviar el formulario y puedes retirar cuando quieras.
- Cookies de medición (Google Analytics), para saber qué partes del sitio se visitan. El fundamento es tu consentimiento, que pedimos antes de instalar ninguna cookie de medición.
No guardamos tu dirección IP ni tu navegador cuando te apuntas a la lista de espera. Si aceptas las cookies de medición, Google trata un identificador de tu navegador; si las rechazas, el sitio funciona igual.
Miembros de un gimnasio
Lo que tu gimnasio registra para darte el servicio:
- Identificación y contacto: nombre, RUT, correo, teléfono, fecha de nacimiento, dirección, foto de perfil, código de miembro y código QR de acceso. Sirven para identificarte, darte acceso al recinto y comunicarnos contigo, y el fundamento es la ejecución del contrato que tienes con tu gimnasio.
- Contacto de emergencia: nombre, teléfono y relación de la persona que indiques, para poder avisarle si te ocurre algo entrenando. El fundamento es el interés legítimo en tu seguridad. Esa persona puede pedirnos que la borremos en cualquier momento.
- Membresía y pagos: plan, fechas, estado, pagos y comprobantes que subas, para gestionar y cobrar tu membresía. El fundamento es la ejecución del contrato y la obligación legal tributaria de conservar los registros.
- Asistencia y reservas: entradas al gimnasio y clases reservadas, para controlar el acceso, el aforo y tus reservas. El fundamento es la ejecución del contrato.
- Datos de salud y progreso físico (datos sensibles): condiciones médicas, alergias y medicación que declares; peso, altura, composición corporal y medidas; objetivos; sesiones de entrenamiento. Sirven para hacer el seguimiento de tu entrenamiento, y el fundamento es tu consentimiento, que puedes retirar cuando quieras.
- Fotos de progreso, si decides subirlas, para ver tu evolución. Llevan un consentimiento aparte, que también puedes retirar.
- Registro de actividad: quién consulta o modifica tu ficha y cuándo, por seguridad y trazabilidad. El fundamento es el interés legítimo en proteger tus datos. Ese registro anota que un dato de salud cambió, nunca su valor.
Puedes usar el gimnasio sin autorizar nada de lo anterior marcado como consentimiento. Si no autorizas el seguimiento físico, entras, reservas, pagas y usas el portal exactamente igual: sólo no verás las secciones de progreso, objetivos y rutinas, y tu gimnasio no podrá registrarte medidas. Retirar la autorización no afecta a tu membresía.
Si eres menor de edad
- Menos de 14 años: tus datos sólo pueden tratarse con la autorización de tu madre, padre o de quien te tenga a su cuidado.
- 14 y 15 años: tú puedes autorizar los datos corrientes, pero los datos de salud necesitan la autorización de quien te tenga a su cuidado.
- 16 y 17 años: puedes autorizar por ti mismo.
En todos los casos tratamos tus datos atendiendo a tu interés superior.
No hacemos esto
No tomamos decisiones automatizadas sobre ti. Ningún algoritmo decide tu precio, tu permanencia ni tu acceso. No elaboramos perfiles con efectos sobre ti. No usamos tus datos para publicidad y no los vendemos ni los cedemos a nadie que no aparezca en el punto 3.
3. Quién más los ve
- El personal de tu gimnasio, según su rol. Recepción no ve tus datos de salud.
- Proveedores que necesitamos para operar, cada uno con un contrato que les obliga a proteger los datos y a tratarlos sólo siguiendo nuestras instrucciones: Resend, para enviarte los correos del servicio, en Estados Unidos; Cloudflare, para la red y la protección del sitio, global; y Google, para la medición del sitio público y sólo si aceptas las cookies, global. Google no recibe datos de miembros.
- Mercado Pago, cuando pagas en línea. Hay dos casos y no son el mismo. Si pagas la cuota a tu gimnasio, el comercio es tu gimnasio, con su propia cuenta: el dinero llega a él y nosotros no lo recibimos ni lo retenemos en ningún momento. Mercado Pago recibe tu nombre, tu correo y el monto, y es un proveedor de tu gimnasio, así que sobre ese cobro ejerces tus derechos ante él. Si eres un gimnasio que nos paga la suscripción, ahí el comercio somos nosotros. En los dos casos los datos de tu tarjeta los recibe Mercado Pago directamente, en un formulario suyo: no pasan por ApexFit y no los guardamos. De la tarjeta conservamos únicamente la marca y los cuatro últimos dígitos, para que puedas reconocerla. Está fuera de Chile.
- Servicios que entregan tipografías e iconos: Bunny Fonts, que sirve las tipografías, en la Unión Europea; e Iconify, que sirve los iconos, global, desde
api.iconify.designy, si no responde, desdeapi.simplesvg.comoapi.unisvg.com. Tu navegador les pide esos archivos directamente, así que reciben la dirección IP desde la que los pides; nosotros no les enviamos ningún otro dato tuyo. Ocurre al cargar la página, antes de que puedas aceptar o rechazar las cookies de medición, porque sin esos archivos la página no se ve. Los iconos también se usan en el portal del miembro; en el panel del gimnasio no interviene ninguno de los dos.
Cada gimnasio tiene su propia base de datos, separada de la de los demás.
4. Transferencias fuera de Chile
Los tres proveedores con contrato del punto 3 tratan datos fuera de Chile. Amparamos esas transferencias en cláusulas contractuales tipo, que obligan al proveedor a un nivel de protección equivalente al de la ley chilena y te dejan a ti como beneficiario de esas garantías. Bunny Fonts e Iconify también están fuera de Chile, y lo único que reciben es la dirección IP con la que tu navegador les pide una tipografía o un icono. Mercado Pago trata datos fuera de Chile y queda amparado por las mismas cláusulas; su formulario de tarjeta lo dibuja un archivo que tu navegador le pide directamente, así que también recibe tu dirección IP, y eso ocurre solo en la pantalla donde pagas. Puedes pedirnos copia de las garantías aplicables escribiendo a [email protected].
5. Cuánto tiempo conservamos tus datos
- Tu ficha como miembro activo: mientras seas miembro.
- Tu ficha tras darte de baja: 12 meses, y después se suprime.
- Datos de salud y progreso: mientras mantengas la autorización. Se eliminan a los 3 meses de terminar tu membresía, o de inmediato si la retiras.
- Asistencia y reservas: 24 meses.
- Comprobantes de pago que subas: 12 meses. Después queda el importe, la fecha y la referencia, sin la imagen.
- Pagos y facturación: 6 años, porque la ley tributaria lo exige. Si pides la supresión, conservamos el registro contable sin tus datos personales.
- Registro de actividad: 24 meses.
- Lista de espera: hasta el aviso de apertura y 6 meses más.
Copias de seguridad. Hacemos copias diarias que caducan por sí solas en un máximo de 30 días. Cuando suprimimos tus datos, no reescribimos las copias antiguas: desaparecen de ellas al caducar. Si alguna vez tuviéramos que restaurar una copia, volvemos a aplicar sobre ella todas las supresiones pedidas desde esa fecha.
6. Tus derechos
Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerte a su tratamiento, llevártelos a otro servicio (portabilidad) y bloquearlos, que es suspender su uso sin borrarlos.
Cómo ejercerlos: escribe a [email protected], o pídelo en tu gimnasio. Si eres miembro, el responsable es tu gimnasio y a él le corresponde resolver; nosotros le damos las herramientas y le asistimos.
Plazos. Se te acusará recibo y se te responderá dentro de 30 días corridos desde tu solicitud. Ese plazo puede prorrogarse una sola vez, por hasta 30 días corridos más, avisándote y explicándote por qué. Si lo que pides es el bloqueo temporal de tus datos, se resuelve en 2 días hábiles, y mientras tanto no se tratan los datos a que se refiere tu solicitud.
Es gratis. Ejercer tus derechos no tiene coste. Antes de entregarte o borrar nada verificaremos que eres tú: desde tu sesión en el portal, presencialmente en el gimnasio con tu cédula, o respondiendo desde el correo que tenemos registrado.
Atajos que ya están en el producto:
- Descargar tus datos: en tu portal, Mi perfil → Descargar mis datos. Obtienes un archivo con todo lo que tu gimnasio tiene sobre ti, y sirve tanto para el acceso como para la portabilidad.
- Retirar la autorización de los datos de salud, desde Mi perfil, sin que afecte al resto del servicio. Al retirarla, esos datos se eliminan.
- Suprimir: pídelo a tu gimnasio o escríbenos. Eliminamos tus datos de salud, medidas, fotos, objetivos y sesiones, y anonimizamos el resto, salvo lo que la ley obligue a conservar.
Si no quedas conforme, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales, el organismo que fiscaliza el cumplimiento de la Ley N° 21.719.
7. Seguridad
Base de datos separada por gimnasio, acceso por rol, contraseñas cifradas, verificación en dos pasos disponible, registro de actividad que anota el hecho y no el valor de un dato de salud, cifrado de los campos médicos, y archivos de salud y comprobantes fuera de cualquier ruta pública: sólo salen tras comprobar quién los pide.
Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración de seguridad con riesgo razonable para tus derechos, lo reportaremos a la Agencia por los medios más expeditos posibles y sin dilaciones indebidas, y te avisaremos a ti cuando estén afectados datos sensibles, como los de salud.
8. Cambios
Publicaremos cada versión con su número y su fecha. Si un cambio afecta a cómo tratamos tus datos de salud, te pediremos de nuevo la autorización.